一套能夠完戰所有學生活動的科學方法－專案限制

專案限制

一點小筆記
上個禮拜參加了讓狂人飛在北部舉辦的工作坊，討論了一些專案管理在活動規劃上的應用。結束之後花了一點時間整理，原本只是想弄個給自己看得懂的筆記就好。想了一下之後，覺得這些內容其實都很有參考價值（畢竟能夠將專案管理實作起來的機會真的不多），應該讓團隊的人看一下，就又花了一些時間整理成其他人也看得懂的筆記。
然後兩個禮拜就過去了。
整理到最後，乾脆不要臉一點，當作第一篇專欄丟上來好了。也算是給自己的練習

當我們在規劃一場活動，基本上就是在運作一個專案。根據科學方法所統計出的結果，處理一件專案所會碰到的事情，可以被分為六大領域：範疇、品質、錢、時間、人力、風險。俗稱「專案限制」。

在執行專案時，我們常常會碰到許多問題，而我們都希望做出最好的決策，所以就有了大大小小的會議。然而，大部分的學生社團都因為缺乏一套有效的評斷系統，進行到最後都變成了「無腦」會議。

在這樣的惡性循環中，如果套用專案管理裡面的「專案限制」，便可以有效解決此問題。

舉例：

今天我們辦營隊，其中有個項目要帶學員們去爬山，大家約好在山頂碰面，各小隊自行想辦法到達。假設剛剛結束了一個很耗體力的活動，現在大家都筋疲力盡，而你是小隊長。粗估整趟路途走路需要45分鐘的時間，而且外面是艷陽高照的大熱天。這時，你的腦袋浮現出了兩個選擇：

1.就是要一起走過去才可以提升大家的使命感，體力什麼的根本不在話下！

2.叫計程車送大家過去好了，既可以吹冷氣聊天，又可以讓大家休息。

如果可以，大部分的人都會選擇第二個選項，可是一旦將金錢成本考慮進去，這兩個選擇就看似難分難捨了。

於是，我們需要一套完整的科學系統，來評定什麼才是最好的選擇。

而這套系統就是－專案限制六大領域萬用公式：範疇.品質/錢.時間.人力.風險

畫成圖片大概是這樣：

• 範疇：這套專案所能夠觸及到的人數
• 品質：活動對參與者的價值
• 金錢：大學時期最缺乏的東西
• 時間：入社會後最缺乏的東西
• 人力：最複雜的成本
• 風險：最難評估的成本

一個最簡單的概念，分母越小，分子越大，那這個選擇就越好。

將這樣的概念套用到兩個選擇裡，把所有的東西都量化來評比，再將活動最終要達成的目的帶入，其實就可以區分出哪個選擇是比較好的。也就避免了一群人花了一堆時間爭辯，最終還是得不到任何解答，因為打從最一開始就沒有一個可以評估的標準，所有的想像都是假設的。

當然，與此同時我們也要謹記：並不是一定要從這兩個選擇中做決定。我們必須意識到其實自己是可以有其他選擇的，然後主動去創造出第三種選擇。比如說：先走一小段路，等到要上山的時候改用搭車的，一來可以省下一半的計程車費，二來可以在提升使命感的同時節省體力。這樣既融合了兩個選項的特性，而且又比這兩個選項好。

很多時候其實沒有什麼最佳的選擇，通常都是折衷後的結果。儘管如此，這個選擇往往會比原先的兩個選擇更好。

那麼問題來了，風險要怎麼評估？

最簡單的方式，就是將風險發生的機率和風險發生的影響合併起來，劃分為四個區塊，如下圖：

在這四個領域裡面，最需極力避免的便是A區和C區。在一般的活動中，A區是非常顯而易見的，而且一定會被處理，因為不弄活動包準死得很難看。然後，我們會開始找出B區和D區的風險並拼命克服。

相對起來，C區是最容易被忽略，可是它卻比B區和D區更需要被重視。因為機率低，很容易被忽視，可是一旦出事，活動肯定告吹！

最明顯的例子就是學生活動沒有準備雨備，以及沒有保保險。等到真的不小心發生意外了，要嘛活動出大包，要嘛主辦單位賠到脫褲子。

把選項分析完了，接著要怎麼說服人呢？

當我們確認了什麼才是最好的選項之後，還有一個最後的步驟要做：說服別人接受你的分析結果。

不免俗的，團隊中總是會有人比較保守，偏好照著既有的安全路線走。如果新的選項中有哪個環節不夠完美，就會開始瘋狂質疑。

（希望有好的點子，但是卻又一直走保險路徑，你他媽真的是幹話王）

遇到這樣的情況，建議的公式為：先說明什麼東西被降低了(風險、時間等等)，再說明什麼東西（品質）被提高了。

一般來說，會願意接受我們提案就是會接受，真正需要在意的是走保險路線的人，對於他們而言，我們必須明確傳達麻煩被降低了，與此同時我們提高了活動的品質。最好的結果，就是分母下降分子提高；或者分母不變，分子提高。只要做到了，基本上根本不會有任何腦殘想擋你的案子。（學生組織可以避開"提案"一詞，因為它意味著別人有權力否定。）

活動流程與細節規畫

當團隊做完選擇之後，接下來就是規劃活動流程並確認任務完成的時間了，這時候最常被拿來使用的便是：甘特圖。

不過這套自1910年便開始使用的系統，在現今充滿變動的專案裡，已經不是很適用了（詳見這篇）。最主要是因為，我們能夠在甘特圖上準確畫出每一個工作所需的完成時間，但卻不能清楚看見工作之間的關聯性，我們無法看出當一個工作延遲了，會對其他工作造成什麼影響。在一些專家眼裡，甘特圖甚至是騙小孩的玩具。真的照著時間跑的專案有多少？其實我們也都心知肚明。

說白一點，甘特圖就只能單獨評估每個工作的完成時間，如果想要進一步看到所有工作之間的關聯性，建議可以再甘特圖中加入以下四種公式，增強專案的時間管理：

1. E-S：一個工作結束後，另一個工作才能開啟（例：場佈完之後活動才能開始，很簡單的幹話但是很少有人能做到）
2. S-E：一個工作開始了，另一個工作才能結束
3. S-S：工作可以同時開始（例：一邊實作一邊了解，像邊讀大學邊了解自己的目標）
4. E-E：一個工作結束了，另一個工作才能結束。（例：等到支出都核銷完了，這場活動才算是結束）

盲點：

大部分社團人在規劃事情時，都只會想到E-S方案，可是流程並不是只有結束－開始這麼簡單。如果我們用心地下去分析整場活動的流程，就會發現並沒有這麼簡單。學生活動最怕的就是辦完活動之後，一句「今天辛苦大家了」大家就以為事情通通結束了，殊不知還有很多後續要處理。（最麻煩的就是這個時候，就像長途馬拉松，一旦中途停下來，要再啟動是非常困難的。）講師的費用匯過去了嗎？如果要讓老師記得寄回車馬費收據，是不是直接付給他信封跟郵票最好？校內和校外機關的費用下來了嗎？等到這些金額通通核銷完成了，整場活動也才能夠真的算是結束了（E-E）。

透過將活動流程切分成各個步驟，並用這四種公式在上面註明彼此之間的關聯性，便能夠有效補足甘特圖在表現作業間關聯性上的缺失，讓活動規劃更好掌握。

當我們終於要進行活動了，請先把以下四件事情想過一遍

Original	Before	Now	Past
活動最「原始」的目的是什麼	在這之前，有什麼活動	現在正在進行什麼活動	這場活動之後，會換什麼活動

舉例：

今天我們負責訂便當，很成功，大家都吃得很開心。結果下一個活動是去逛夜市，那這樣真的是成功嗎？還不如每人發一百塊讓他們去夜市吃，而且雖然看似花了一百塊，可是扣除掉原本的便當錢，我們實際上只花了20元。用20元就可以省掉一堆繁瑣的程序，還能夠讓學員吃個盡快，雖然沒有訂便當，但其實我們完成了比訂便當還要重要的責任：我們提升了整場活動的品質！

最後，讓我們重新思考一下活動的目的

自我練習：如果今天活動流程都沒出問題，會有哪三大理由讓這場活動是完全失敗的？

>>藉由深層思考，探索活動的初衷，以及自己到底想在活動中呈現什麼？

這邊我以TEDxNTUST為例

如果年會最後失敗了，那會是什麼原因？

• 講者的故事沒有被挖掘到最好
• 觀眾沒有獲得啟發和感動
• 辦完這場年會，大家沒有成長

說了那麼多，今天我們花了這麼多心血，全心全意去規劃好一場活動，為的就是某個初衷。

即便活動做得再好，一旦這個初衷沒有達成，那它在形式上就是失敗的。

花了這麼多時間和精力，最後花點時間回想一開始的初衷吧。

那個讓你即便耗掉青春，也要完成的事情。

那個讓你好幾回夜裡反覆質疑自己，該不該放棄的事情。

那個讓你願意對夥伴說，再拚一下下的事情。

在這一切結束後，你想留下的，到底是什麼？

參考資料：
讓狂人飛
>>https://www.facebook.com/flying.crazyer/posts/1795594150695690

專案限制－時間管理
>>http://epaper.gotop.com.tw/pdf/AEE031800.pdf